Les 3 meilleurs Outils d’Automatisation

⚠️ Mise à jour importante du 28/07/2022 ⚠️ Automate.io va cesser de fonctionner à partir du 31 octobre 2022 suite à son rachat par Notion. Les automatismes que vous allez mettre en place seront donc perdus. Mon conseil : utilisez Make, plus abordable que Zapier et tout aussi complet

Un outil d’automatisation puissant comme Make ou Zapier peut vous faire économiser beaucoup de temps… et d’argent.

Concrètement c'est une personne à temps plein que j'aurais dû embaucher si je n'avais pas utilisé l'automatisation

Je vais d’abord vous expliquer comment ça fonctionne, puis je vais vous présenter 3 logiciels pour commencer à automatiser vos tâches.

En tant qu’indépendant spécialisé en génération de leads, j’ai toujours eu certaines tâches redondantes à faire. Comme par exemple dispatcher les prospects dans les fichiers Google Sheet de me différents clients. Et cela me posait un gros problème. Ces tâches étaient indispensables mais me prenaient énormément de temps. En plus, pour proposer un service de qualité, il fallait que ce soit fait en temps réel.

Or une chose est claire : on a tous 24h dans une journée et on ne peut pas tout faire. 

Mon objectif était donc de me consacrer à 100% sur mon coeur de métier afin d'atteindre mes objectifs commerciaux. Pour cela, je devais déléguer toutes ces tâches.

J’ai donc cherché des solutions d’automatisations et c’est là que je suis tombé sur le St Graal : les logiciels d’automation (en l'occurrence, c’était Zapier qui était le pionnier à l'époque mais qui coûte une fortune à cause de cette position dominante).

Le concept est simple : le logiciel d’automatisation se connecte à vos outils habituels (boîte mail, CRM, suite Google, outil d'Emailing, tout, vraiment tout !) et vous permet de créer des tâches automatisées entre ces différents outils selon des règles logiques.

Exemple :

• Déclencheur : une personne rempli le formulaire de votre site internet
• Action n°1 : importer les données du formulaire dans votre CRM
• Action n°2 : créer une nouvelle tâche dans votre To Do liste

C'est un exemple parmi des centaines d'autres possibles

La seule limite : votre créativité

Passons directement aux logiciels d’automatisation que je vous conseille :

• Choix numéro 1, Make : Pour ses prix abordables, son catalogue d'application et fonctionnalités 
• Choix numéro 3, Zapier : Pour son large choix d’intégrations et son interface
• Choix numéro 2, Automate : Pour ses prix abordables et son interface intuitive

NB: je vous ai fait une vidéo avec une astuce simple mais à connaître pour éviter que Make se transforme en gouffre financier :

Maintenant place à la suite :

Zapier, Automate.io, et Make : les meilleurs logiciels d’automation

1) Zapier

Zapier permet à tous les utilisateurs de pouvoir automatiser des processus sur pratiquement n’importe quel outil numérique : Google Sheets, Twitter, Gmail, Facebook Lead Ads, Mailchimp, Google Calendar, Buffer, Google Drive, Active Campaign Trello, ClickFunnels, Slack et bien d’autres…

C’est l’outil le plus utilisé et le plus complet en automation. Né en 2012, Zapier n’est pas seulement performant ; il est vraiment très intuitif, même pour un débutant. Et son interface très visuelle y est pour quelque chose.

Vous pouvez être très inventif…

Un exemple d’automatisation avec Zapier (voir image ci-dessous) :

Lorsqu’un utilisateur complète mon formulaire de demande de devis fait avec WpForms sur WordPress, Zapier créer une ligne sur un Google Sheet partagé avec les les informations de contact de l’utilisateur ainsi que la date à laquelle il a rempli le formulaire.

Un processus que je faisais auparavant manuellement et qui grignotait mon précieux temps.

Pour vous donner d’autres idées, voici 4 de mes automatisations principales sur Zapier :

• quand une personne remplie un formulaire, l'ajouter à une mailing list MailerLite ou Sendinblue
• quand un contact est mis à jour dans mon CRM Pipedrive, envoyer une notification sur Discord (messagerie en ligne)
• quand quelqu'un s'abonne à la newsletter, créer un événement Google Analytics
• quand un lead arrive, l'envoyer automatiquement au bon commercial en fonction de son département

Zapier m’a clairement permis de gagner des heures voir des journées de travail. Et je suis totalement sérieux. Tous les mois, mon Zapier effectue entre 30 000 et 40 000 actions à ma place.

Mon but est d’automatiser toutes mes tâches pénibles. Et je me suis pris au jeu : c’est comme des Legos mais ça permet en plus d’économiser du temps et de l’argent.

Le tableau de bord de Zapier est assez simple d’utilisation. Vous pourrez y gérer toutes vos automatisations, les organiser en dossiers, créer de nouvelles automatisations, leur donner un nom, faire des recherches, supprimer, copier, dupliquer... et bien plus encore !

Fonctionnalités

• Mettre en place des zaps (automatisations) en quelques clics. Tout le monde peut créer ses propres automatisations en fonction de ses besoins.
• Des modèles de zaps déjà créés que vous pourrez directement utiliser en connectant vos applications
• Excellent support client, de nouvelles fonctionnalités régulièrement ajoutées, une interface sans bugs et très intuitive.
• Organiser ses automatisations par dossier comme sur Drive
• Plus de 2 000 intégrations pour connecter des outils numériques : suite Google Drive, CRM, logiciel d’emailing, CMS, etc.

Tarifs

Et c’est là où on arrive au point négatif de Zapier : il est cher ?

Ok, par rapport à tout l’argent qu’il vous fera économiser, ce n’est pas grand-chose

Mais pour moi qui veux tout automatiser, cela me revient à 312,50$ par mois, soit plus de 3600$ par an, une sacré somme.

Surtout aujourd'hui ou des alternatives comme Make fiables et performantes se sont développées , qui font la même chose pour un prix raisonnable voir gratuitement (cf. plus bas)

Il y a plusieurs tarifs en fonction de vos besoins et du nombre d’actions que vous faites faire à Zapier chaque mois. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page des prix de Zapier.

Pour résumer, il y a 5 offres différentes :

• Free : 5 automatisations et 100 actions par mois (0$ par mois)
• Starter : 20 automatisations et 750 actions par mois (à partir de 19$ par mois)
• Professional : Automatisations illimitées et à partir de 20 000 actions par mois (à partir de 49$ par mois)
• Team : Automatisations illimitées et à partir de 50 000 actions par mois (à partir de 299$ par mois)
• Company : Automatisations illimitées et à partir de 100 000 actions par mois (à partir de 599$ par mois)

En fonction du nombre d’actions que Zapier effectue chaque mois pour vos automatisations, vous pourrez cliquer sur la liste déroulante pour changer ce nombre. Attention, les prix évoluent en conséquence.

Bilan

C’est incontestablement le meilleur outil d’automatisation. Mais il peut revenir très cher.

Donc honnêtement je vous conseillerai plutôt de partir sur le second, Automate. À part si vous avez un outil qui n’est supporté que par Zapier ; ce qui est le cas pour moi. Fluent Forms et WpForms ne sont pas encore disponibles donc je reste sur la plateforme avant d’évoluer plus tard vers Automate lorsqu'ils prendront en charge ces outils.

Site Internet : Zapier.com

2) Automate.io

⚠️ comme indiqué ci-dessus, Automate.io cessera de fonctionner à partir du 31 octobre 2022 ⚠️

Automate.io fonctionnait c’est exactement le même principe que Zapier.

Vous pouviez créer des automatisations entre plusieurs applications en quelques minutes et très simplement. Le fonctionnement est vraiment le même que Zapier. Avec les “bots multi-actions”, et également créer des automatisations multi-étapes pour combiner plusieurs tâches.

Voici un exemple d’automatisation :

Lorsque j’ai une nouvelle commande sur mon site e-commerce sous Woocommerce, Automate ajoute une ligne sur un Google Sheets avec la valeur de la commande, l’adresse email du client, son numéro de téléphone, ainsi que son adresse.

Pour savoir s’il peut vous convenir, je vous conseille d’aller voir la page avec les intégrations qu’il propose et voir si les outils que vous utilisez et que vous souhaitez automatiser y sont.

Fonctionnalités

• Créez des tâches entre plusieurs outils en un temps réduit
• Créer des workflow interfonctionnels sans besoin de codage pour faire interagir vos différentes tâches.
• Multiples déclencheurs pour commencer une tâche automatique, automatisation des processus commerciaux, remplissage automatique de formulaires ou de tableaux Google Sheets, etc.
• Fonctionnement facile en glisser-déposer, synchronisation automatique des données, actions configurables. Tout est là pour gagner encore plus de temps tout en économiser vos efforts.
• Une centaine d'intégrations avec les outils les plus populaires tels que Gmail, Mailchimp, Mailerlite, Slack, Dropbox, Salesforce, Facebook Leads Ads, etc.

Tarifs

À noter que Automate propose une offre gratuite avec 5 automatisations possibles (qui ne dépassent pas 250 actions par mois - attention ça va vite) : une bonne possibilité pour tester l'outil.

Comme je vous le disais, Automate est moins cher que Zapier. Voici les prix :

• Startup : 50 automatisations / 10 000 actions (49$ par mois)
• Growth : 100 automatisations / 30 000 actions (99$ par mois)
• Business : 200 automatisations / 100 000 actions (199$ par mois)
• Entreprise : Nombre d’automatisations illimité / 500 000 actions (399$ par mois)

Personnellement, je n’ai pas forcément beaucoup d’automatisations (moins de 50) mais j’ai énormément d’actions par mois (environ 40 000). Je vous conseille de prendre l’offre startup puis de moduler en fonction du nombre d’actions de vos automatisations par mois. Ce qui est sûr, c’est que ça reviendra toujours moins cher que Zapier.

Bilan

Automate.io allant cesser ses activités au 31/10/2022, je vous déconseille de vous lancer sur cet outil. Vous allez perdre du temps inutilement.

A la place, je vous recommande Make :

3) Make, la star montante

Si Zapier est le pionnier de l'automatisation informatique, Make est un sérieux concurrent

Et souvent quand on est n°2 et qu'on veut devenir n°1 on à pas d'autre choix de que faire mieux et moins cher.

Comme je le disais dans mon article sur les alternatives à Zapier, si c’était à refaire je partirais sur Make. Pourquoi ? Car il est tout simplement moins cher mais tout aussi performant.

Make est considéré comme l’un des meilleurs outils d’automatisation. J’en ai eu que de bons retours et quand on lit les avis sur Internet, ils sont pour la plupart très positif.

L'interface de Make diffère légèrement de Zapier ou Automate.io :

Les scénarios se construise de manière horizontal la ou les précédents se font de manière verticales.

Question de préférence, et d'habitude...

Je me suis familiarisé avec Zapier pour automatisé mes process

Mais compte tenu de la différence de prix, il faudra que je passe une semaine afin de basculer sur Make

L'économie réalisée sera d'au moins 200€ par mois. Soit 1200€ par an. Pour strictement la même chose.

Le principe est toujours le même. Make vous permet d'automatiser vos processus manuels et a la capacité de transférer et transformer des données.

Il dispose de presque 400 services que vous pourrez connecter pour lancer des scénarios automatisations. Parmi lesquelles : Sendinblue, Pipedrive, MailerLite, Facebook Lead Ads, Shopify, WordPress, Magento et j’en passe…

Un exemple d’automatisation :

Comme vous le voyez, au niveau du visuel de l’automatisation, ce n’est pas la même chose que sur Zapier ou Automate.io. Cela pourrait sembler “plus facile” à prendre en main mais j’ai trouvé cette interface assez et désagréable et fouillis. 

Fonctionnalités

• Accès à l’historique des actions pour voir vos automatisations en fonctionnement
• Des fonctionnalités similaires à celles d'Excel pour trouver des valeurs, connaître des pourcentages, etc.
• Choisir une action spécifique de l’utilisateur qui déclenchera votre automatisation.
• Gestionnaires d'erreurs, agrégateurs et itérateurs, exécution en direct, historique d'exécution, programmation, modèles et bien plus encore.
• Créer plusieurs automatisations en une avec la fonction router

Tarifs

Comme sur Zapier et Make, une offre gratuite existe. Elle vous permettra d’effectuer 1 000 opérations par mois.

À leur différence, Make propose un nombre d’automatisations illimité pour tout abonnement. La limite concernera le nombre d’opérations que vous effectuez chaque mois.

5 prix différents sont proposés par Make :

• Gratuit : 10 000 opérations (0$ par mois)
• Core : Gratuit + scénarios illimités (9$ par mois)
• Pro : Core + execution instantanée (16$ par mois)
• Teams : Pro + gestion d'équipes (29$ par mois)

Ensuite les prix varient en fonction du nombre d'opérations réalisés

L'avantages de Make est qu'il vous donne accès à toutes les fonctionnalités sans vous faire payer cher, la ou Zapier vous obligera à prendre un abonnement à +200€ par mois pour certaines fonctionnalités même si vous avez peu d'automatisations.

Bilan

Des 3 logiciels d’automatisations, c’est Make qui est le moins cher.

En voyant ça pour la première fois, j’ai cru avoir trouvé l’outil parfait. Mais après l’avoir testé pour un client, j'ai été refroidi par l'interface. Pourtant plusieurs de mes confrères la trouve plus agréable et pratique. Les goûts et les couleurs ??‍♂️. Je suis resté sur Zapier par confort puisque j'ai tous les robots programmés dessus, mais je réfléchi sérieusement à tout basculer sur Make.

Site Internet : Make.com

10 bonnes raisons d’utiliser un de ces logiciels d’automation

1. Coût abordable - Imaginez si vous deviez payer un freelance pour faire toutes vos tâches redondantes. Cela vous coûterait très très cher. Zapier, Automate et les autres peuvent automatiser ces tâches à moindre coût par rapport au salaire que vous pourriez payer.
2. Mise en place rapide - Avec ces outils, créer une automatisation est simple et rapide. Vous n’avez juste qu’à sélectionner les applications que vous souhaitez intégrer, authentifier leur accès, et l’outil vous guide pour le reste !
3. Intégrations à la volée - Presque toutes les plateformes connues ou applications que vous utilisez dans votre entreprise ont sûrement une intégration sur un de ces logiciels d’automatisation. 
4. Réduction drastique des tâches redondantes - Comme je le disais en introduction, pratiquement toutes les tâches répétitives et chronophages pourront être automatisées. Vous pourrez ainsi mettre à profit ce précieux temps pour des tâches plus importantes.
5. Meilleure cohérence entre vos outils - C'est là toute la proposition de valeur des outils comme Automate… connecter tous vos outils : de votre site web à votre CRM, en passant par votre logiciel d’email marketing, etc. L’idée est d’apporter plus de cohérence entre vos applications.
6. Facilité d’utilisation - Automate.io et Zapier sont visuels et très simples à utiliser. Leurs interfaces sont bien pensées et les fonctions de recherche vous aident à trouver des logiciels et des fonctions spécifiques que vous souhaitez automatiser.
7. Automatisation multi-étapes - Grâce à ce type d’automatisation, vous pourrez lier plusieurs tâches automatiques pour qu’elles se suivent et ainsi automatiser tout un processus de A à Z. Exemple : Quand quelqu’un remplit un formulaire, mettre ses informations sur mon CRM Pipedrive et m’envoyer une notification sur Discord (une application de messagerie).
8. Des automations déjà toutes faites - Sur Zapier et les autres, vous retrouverez une librairie des automatisations les plus populaires et vous n’aurez plus qu’à y connecter vos applications pour les faire fonctionner. Cela vous permettra même de trouver de nouvelles idées d’automatisations auxquelles vous n’auriez même pas pensé !
9. Plus d’erreurs d'inattention -On a tous fait ces petites erreurs.  Une faute sur un prénom ou un email mal écrit… Le robot qui se charge de faire vos tâches, lui, fait justement très peu voire aucune erreur. Une fois que vous avez créé une automatisation et que vous avez vérifié qu’elle fonctionne bien, elle fonctionnera indéfiniment.
10. Un suivi pour voir si tout fonctionne - Ok, l’automatisation c’est bien beau mais comment on peut contrôler que toutes nos automatisations fonctionnent bien et éviter les mauvaises surprises ? Pas de soucis, vous pourrez voir sous forme de rapports d’activité toutes les actions automatiques qui sont réalisées. Lorsqu’un outil n’arrive pas à exécuter une tâche, il vous le signalera automatiquement par e-mail.